Schoonmaken bij de Gemeente kon goedkoper

De gemeente Hoorn heeft voor het eerst elektronische aanbesteding toegepast voor schoonmaakonderhoud van gemeentelijke gebouwen. Het gaat om het stadhuis, brede scholen, gymzalen, brandweer, bijzondere taken, rayonposten, de kiosk op het transferium en andere kantoorgebouwen. Ten opzichte van de gebruikelijke wijze van aanbesteden leverde de e-Veiling een besparing op jaarbasis van 36.000 euro op.

De e-Veiling vond plaats op 7 november en resulteerde in een contract voor drie jaar (plus 2 optiejaren) voor levering van schoonmaakdiensten. Het bedrijf Hectas uit Arnhem kwam als economisch meest voordelige bieder uit de bus.
De e-Veiling maakt integraal deel uit van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Hoorn. Het ging om een aanbesteding in Europees verband. Op functie zijn de gemeentelijke gebouwen ingedeeld in percelen. Zo ontstond perceel 1 (kantoorgebouwen) en perceel 2 (scholen en sportlocaties). Voor de glasbewassing is een apart perceel gemaakt, perceel 3, dat niet geveild werd. Dit omdat glasbewassing door onderaannemers wordt uitgevoerd.

Preselectie
Na een preselectie konden voor beide te veilen percelen maximaal zes bedrijven per perceel door naar de offerteronde. Na beoordeling van de ingediende offertes zijn de leveranciers uitgenodigd om biedingen te doen tijdens de e-Veiling. Uiteindelijk deden vijf bedrijven aan de e-Veiling mee. Het kwaliteitsniveau stond reeds vast bij indiening van de offerte, alleen het prijsaspect mocht wijzigen tegen een gelijkblijvend kwaliteitsniveau.
Er zijn 7 biedingsrondes geweest voor beide percelen. De leverancier die bij het einde van de e-Veiling de beste bieding plaatste, kreeg de voorlopige gunning van de opdracht toegewezen. Beste bieding wil zeggen: de economisch meest voordelige aanbieding op basis van de beste prijs/kwaliteitscore. Met het winnende bedrijf is de gemeente voornemens een contract te sluiten. De leverancier is gehouden het contract uit te voeren volgens de voorwaarden als genoemd in de offerteaanvraag.

Voordeel
Wethouder A. Helling van economische zaken is zeer te spreken over de resultaten van deze eerste e-Veiling: ‘Vergeleken bij de gebruikelijke wijze van aanbesteden, heeft de e-Veiling een besparing op jaarbasis opgeleverd van 36.000 euro. Daarbij hebben we een pakket schoonmaakonderhoud weten te bemachtigen van het beste prijs/kwaliteitsniveau. Bovendien is dit een zeer transparante en integere wijze van aanbesteden, waarbij haarfijn elektronisch wordt vastgelegd wie op welk moment welke bieding heeft gedaan. We gaan de e-Veiling dan ook inzetten bij andere trajecten, zoals de inkoop van papier via het Centraal Inkoop Bureau.’

Training
Deze e-Veiling vond namens de gemeente Hoorn plaats door het NIC (Nederlands Inkoop Centrum), dat gespecialiseerd is in aanbestedingstrajecten op het gebied van schoonmaakdienstverlening. Voorafgaand aan de e-Veiling konden de uitgenodigde bedrijven meedoen aan een trainingsveiling, zodat ze vanachter hun eigen pc ervaring konden opdoen met het veilen per computer. Aangezien het bieden per afslag gebeurt en er een tijdslimiet aan verbonden is, zijn goed ingestelde en optimaal werkende verbindingen van groot belang. Met name op het moment dat de echte veiling plaatsvindt. Over alle aan de e-Veiling verbonden aspecten hebben de deelnemende bedrijven ruim van tevoren uitgebreide informatie gekregen. Uiteraard moesten zij zich voorafgaand conformeren aan de voorwaarden van het e-Veilingprotocol. Een van de bedrijven kwam tijdens de trainingsveiling tot de conclusie een verkeerde calculatie te hebben gemaakt, waarop het zich terugtrok.