Provincie NH beheerde miljoenen niet correct

Het bestuur van de provincie Noord-Holland is de fout ingegaan bij het beheer van honderden miljoenen euro’s aan financiële reserves. De onderzoekscommissie, die dit concludeert, is vooral niet te spreken over de commissaris van de koningin, Harry Borghouts, die te weinig toezicht heeft gehouden. In het vandaag verschenen rapport staat dat gedeputeerde staten zich niet hebben gehouden aan de eigen regels voor het financieel beheer.

Dinsdagochtend heeft de voorzitter van de Noord-Hollandse Provinciale Onderzoekscommissie, mevrouw Joke Geldhof, het rapport Triple-R overhandigd aan de voorzitter van Provinciale Staten, de heer Borghouts. Het onderzoeksrapport staat maandag 15 juni a.s. op de agenda van een extra PS-vergadering.

De onderzoekscommissie bestaat uit vertegenwoordigers van alle fracties in Provinciale Staten (PS) en heeft gezocht naar het hoe en waarom van een aantal uitzettingen van geld. De aanleiding was dat de Provincie Noord-Holland waarschijnlijk een aantal uitzettingen van in totaal € 98 miljoen niet teruggestort zou krijgen van de desbetreffende banken. 

Het rapport leidt samengevat tot de volgende bevindingen:

Hoewel Gedeputeerde Staten (GS) de regels van de Wet fido niet hebben overtreden, is dat wel gebeurd bij de Verordening financieel beheer die door PS is vastgesteld en bij de eigen regelgeving van GS. Bovendien heeft in de onderzochte periode geen actief risicomanagement plaatsgevonden. Daarnaast is een aantal belangrijke lacunes in de organisatie gebleken en is er een inschattingsfout gemaakt ten aanzien van signalen over ontwikkelingen op de geldmarkt. De provincie was in de onderzochte periode, waar het de Treasury betreft, niet in control en de motieven voor de lening van € 50 miljoen blijven onduidelijk.

PS gaven de commissie vier vragen mee. Het lijstje met de vier vragen was niet limitatief. Ook andere vragen zijn meegenomen in het onderzoek. De commissie heeft de vragen beantwoord en bevindingen en aanbevelingen geformuleerd. 

De vier vragen en antwoorden zijn:

Vraag 1:
Heeft het college van GS zich vanaf april 2007 gehouden aan de regels zoals vastgelegd in de wet Fido, de voorschriften uit de verordening financieel beheer en het financieringsstatuut?
Antwoord:
Het college heeft zich gehouden aan de regels van de Wet fido.
Het college heeft zich niet overal gehouden aan de Verordening financieel beheer en het Financieringsstatuut. Risicoanalyses en actuele liquiditeitenprognoses als onderbouwing voor het plaatsen van deposito’s zijn niet aangetroffen. Ook ontbrak een actuele liquiditeitsprognose voor tenminste 4 jaar bij het aangaan van de lening van € 50 miljoen in de zomer van 2007.

Vraag 2:
Zijn er signalen geweest van toezichthoudende organen? Heeft het college van GS adequaat gereageerd op deze signalen waaruit bleek dat er financieel risico kon worden gelopen met de uitgezette tijdelijk beschikbare middelen?
Antwoord:
Er zijn geen signalen van toezichthoudende organen geweest. Het college heeft geen directe signalen ontvangen, de ambtelijke organisatie heeft wel signalen van een buitenlandse ambtsdrager misverstaan. Een uitspraak van de premier van IJsland is ten onterechte opgevat als garantie van de IJslandse staat op alle deposito’s.

Vraag 3:
Wat is de rol van de interne- en externe adviseurs (toezichthouder) geweest bij de besluitvorming om tijdelijk beschikbare middelen bij banken uit te zetten?
Antwoord:
De rol van de interne adviseurs in de besluitvorming was niet altijd duidelijk.
Op een aantal signalen van de treasurer is inadequaat gereageerd.
Eén deposito bij Lehman Bankhaus AG is door de treasurer op 13 augustus 2008 niet doorgerold na een bericht van één van de twee brokers dat de rating van Lehman Brothers was gedowngraded van single A1 naar single A2.

Vraag 4:
Op welke wijze heeft het college van GS in dit verband zijn taak als toezichthouder voor de gemeenten en de waterschappen uitgevoerd?
Antwoord:
De provincie heeft naar behoren toezicht gehouden op Gemeenten en Waterschappen.
Inzake de deposito’s van vier gemeenten bij Landsbanki heeft de provincie geen toezichthoudende rol.

Gerelateerde bevindingen:
1. De provincie was in de onderzochte periode waar het de Treasury betreft niet in control.
Ten aanzien van de administratieve organisatie (AO)
De beschrijving van de AO van de treasury is verouderd, de algemene uitgangspunten voor het vastleggen van de AO zijn in de onderzochte periode niet getoetst, de directie gaf treasury noch AO voldoende aandacht en de Gedeputeerde Personeel & Organisatie wist niet dat AO in zijn portefeuille zat.
Ten aanzien van interne controle
Er is in de onderzochte periode voor de treasury geen actief risicomanagement gevoerd, de controller middelen controleerde de in de AO voorgeschreven werkwijze niet en de commissaris van de Koningin had zich meer kunnen inspannen voor een goede invulling van de controlfunctie.
Ten aanzien van regelgeving
De Verordening financieel beheer is onduidelijk over de bevoegdheden van de Gedeputeerde Financiën in het treasuryproces en GS ebben zich niet aan alle punten van hun besluit van 29 november 2005 gehouden.
Ten aanzien van aansturing
De treasurer werd ambtelijk onvoldoende aangestuurd, had geen plaatsvervanger  en de goedkeuring van de besluiten van de treasurer was niet eenduidig.
Overige
In het college van GS is in de herinnering van de ondervraagde leden in de onderzoeksperiode niet over treasury gesproken.
Het is onduidelijk wat de aard is van de contacten tussen de treasurer en de Gedeputeerde Financiën.
De commissie heeft niet kunnen vaststellen of de accountant zijn controle naar behoren heeft uitgevoerd.
PS hebben te veel vertrouwd op de actieve informatieplicht van GS.
2. De motieven voor de lening van € 50 miljoen blijven onduidelijk.
De lening is in september 2007 aangegaan omdat volgens de Gedeputeerde Financiën duidelijk was dat het geld nodig was ter financiering van uitgaven van het investeringprogramma EXIN-H en omdat PS in oktober 2005 tot de lening besloten hadden. Dat besluit heeft de Onderzoekscommissie niet kunnen vinden. Het geld bleek niet nodig en is kort uitgezet. GS schrijven in voordracht 85 in oktober 2008 dat de lening niet nodig was omdat er bij de besluitvorming in 2005 van werd uitgegaan dat de provincie dit financieringsknelpunt kon oplossen binnen het totaal van de beschikbare provinciale kasgelden. Met het afsluiten van de lening werd wel het renterisico afgedekt, waardoor er geen dekkingstekort ontstond. 
 
Aanbevelingen aan Provinciale Staten:
Naar aanleiding van de antwoorden op de vier onderzoeksvragen:
Laat PS de Verordening financieel beheer 2006 en het Financieringsstatuut aanscherpen.
Naar aanleiding van de gerelateerde bevindingen:
Breng interne bedrijfsprocessen op orde.
Investeer in een professionaliteitniveau van de treasury, passend bij de omvang van het te beheren vermogen.
Heroverweeg de relatie met geldmakelaars en breng die in overeenstemming met de eisen van deze tijd.
Laat PS zich herbezinnen op de uitvoering van de actieve en passieve informatieplicht van GS.
Expliciteer de portefeuilleverdeling.
Leg afspraken met de accountant goed vast.
Laat een onafhankelijk deskundige in opdracht van PS het proces rondom het onderzoek van de Provinciale Onderzoekscommissie evalueren op basis van artikel 151-a van de Provinciewet.
Het volledige rapport met alle eindnoten, inclusief de bijlagen en de verslagen van de openbare hoorzittingen zijn beschikbaar op de website.

In de PS-vergadering op 15 juni 2009 wordt het onderzoeksrapport behandeld. Deze openbare vergadering begint om 10.00 uur en vindt plaats in het Provinciehuis, Dreef 3 te Haarlem.