Het college van B&W heeft de vragen van Fractie Tonnaer over het reilen en zeilen bij Muziekschool Gerard Boedijn beantwoord. Het bevreemdt de fractie in hoge mate dat ondanks de toezegging GEEN stukken zijn gevoegd bij de brief. Zie hiervoor het antwoord op vraag 4.
Hoorn, 28 november 2018
Onderwerp: Beantwoording vragen ex art. 36 inzake Muziekschool Gerard Boedijn
Geachte heer Tonnaer,
U heeft vragen gesteld over Muziekschool Gerard Boedijn. In deze brief leest u de antwoorden op uw vragen.
Ons college vertrouwt erop dat het bestuur en de directie van Muziekschool Gerard Boedijn de juiste koers heeft uitgezet naar de toekomst. Er heeft een reorganisatie plaatsgevonden die inhoudelijk en financieel tot positieve resultaten leidt. Ook op bestuurlijk niveau vindt er vernieuwing plaats. Wij monitoren dat proces nauwgezet en bieden ondersteuning waar dat gewenst is en voor zover dat passend is bij onze rol als gemeente.
Vraag 1
Hoe lang en intensief volgt het college de ontwikkelingen bij de Muziekschool. Voelt het college door de subsidie-relatie zich mede- verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de Muziekschool en voor het muziekonderwijs in Hoorn?
Antwoord
Ons college volgt de ontwikkelingen bij de muziekschool permanent. Wij voelen ons verantwoordelijk voor een goede uitvoering van het gemeentelijke beleid op het gebied van muziekonderwijs en een goede besteding van subsidiegelden. Het reilen en zeilen binnen de muziekschool baart ons uiteraard zorgen. Daarom is er de afgelopen periode voortdurend contact geweest met de muziekschool. De muziekschool is echter wel een zelfstandige organisatie met een eigen bestuur en een eigen verantwoordelijkheid.
Vraag 2
De uitvoeringsovereenkomst tussen gemeente en muziekschool loopt tot eind 2017. Waarom is de overeenkomst automatisch met één jaar verlengd en is de gemeenteraad hierover niet geïnformeerd? Wanneer is de uitvoeringsovereenkomst 2018-2022 gereed en wordt deze de gemeenteraad aangeboden.
Antwoord
Na overleg met de muziekschool is de uitvoeringsovereenkomst met een jaar verlengd. De muziekschool gaf in de loop van 2017 aan de voorkeur te geven aan prestatieafspraken voor één jaar i.p.v. vier. Ons college deelde deze voorkeur gezien de omstandigheden. De muziekschool had een turbulente periode
doorgemaakt en was bezig uit het dal te klimmen. Er waren gesprekken gaande met De Blauwe Schuit over samenwerking en de muziekschool was bezig het aanbod te vernieuwen. Organisaties als Muziekschool Gerard Boedijn (en De Blauwe Schuit) zijn kwetsbaar door de kleine personele bezetting van directie en staf. Bij uitval komt de continuïteit vrij snel in gevaar. Dat is één van de redenen waarom ons college voorstander is van samenwerking tussen culturele instellingen.
Het maken van prestatieafspraken in de vorm van een beschikking en/of uitvoeringsovereenkomst met een gesubsidieerde instelling is aan het college. Ons college vindt het verlengen van de uitvoeringsovereenkomst geen zaak van zodanig belang dat de raad hierover geïnformeerd moest worden.
Ook voor 2019 zijn wij van plan om prestatieafspraken voor één jaar aan te gaan. Wij zijn uiteraard bereid om die ter informatie aan de raad aan te bieden.
Vraag 3
Waarom heeft de afgelopen jaren het college weinig aandacht gehad voor de Muziekschool en is de gemeenteraad nauwelijks actief geïnformeerd?
Antwoord
Er is voortdurend contact geweest met de muziekschool en ook over de bestuursperikelen is met alle betrokkenen meermaals gesproken.
In 2016 en 2017 is de raad geïnformeerd over de reorganisatie, de gemeentelijke lening en de financiële situatie bij de muziekschool. In 2018 was tot nu toe geen aanleiding om de raad te informeren.
Medio 2018 is iets misgegaan bij de informatievoorziening aan de raad, maar dat heeft weinig te maken met de huidige situatie bij de muziekschool. Een informatiebrief over het besluit om een business case te laten opstellen voor herhuisvesting van Muziekschool Gerard Boedijn en De Blauwe Schuit in de Johannes Poststraat 71 is nooit verstuurd. Ons college betreurt dit en verontschuldigt zich hiervoor. De brief zal z.s.m. alsnog verzonden worden.
Vraag 4
Na aandringen zijn een deel van de gevraagde stukken uiteindelijk beschikbaar gesteld. Waarom kost het zoveel tijd om stukken te verstrekken en wanneer is het inhoudelijke jaarverslag 2017 gereed?
Antwoord
De muziekschool had uitstel gekregen voor het indienen van het inhoudelijk verslag 2017. Omdat we de stukken graag zo compleet mogelijk wilden aanbieden, is er gewacht met de beantwoording. Toen dat te lang duurde is besloten om dan alvast de beschikbare stukken aan te bieden. Sinds 5 november is ook het inhoudelijk verslag 2017 in ons bezit. De gevraagde stukken vindt u als bijlage bij deze brief.
Vraag 5
Hoe omschrijft u de algemene financiële positie van de Muziekschool? Bent u bereid om een onafhankelijk onderzoek te starten naar de financiële situatie van de Muziekschool zodat zowel de Muziekschool als de gemeente als subsidiegever precies weet welke financiële vooruitzichten de Muziekschool heeft? Is de jaarrekening 2017 van de Muziekschool door het bestuur rechtmatig vastgesteld of is slechts een deel van het bestuur verantwoordelijk voor de jaarrekening 2017?
Antwoord
De muziekschool heeft in 2016 een reorganisatie doorgevoerd die zijn vruchten afwerpt. De financiële situatie verbetert, maar is nog niet naar wens. Er is in 2017 een positief exploitatieresultaat geboekt, maar het eigen vermogen is nog negatief. De positieve trend zet zich in 2018 voort volgens informatie van de muziekschool.
De muziekschool heeft een audit aangevraagd bij de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT). Deze onafhankelijke organisatie toetst de kwaliteit van bibliotheek- en cultuurorganisaties. De muziekschool heeft deze audit aangevraagd om voor zichzelf en voor haar stakeholders een zo transparant en eerlijk mogelijk beeld te krijgen van haar huidige situatie en de haalbaarheid van haar doelstellingen. In de audit worden alle aspecten van de organisatie onder de loep genomen en wordt aangegeven wat de verbeterpunten zijn en hoe deze gerealiseerd kunnen worden. Wij vinden het daarom op dit moment niet nodig om zelf ook nog een onafhankelijk onderzoek te laten plaatsvinden.
Volgens het bestuur is de jaarrekening 2017 rechtmatig vastgesteld en de accountant concludeert het volgende:
”Op grond van onze beoordeling is ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen van Stichting Muziekschool Gerard Boedijn per 31 december 2017 en van het resultaat in 2017 in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële vastlegging”.
Vraag 6
Op welke wijze zijn de nieuwe bestuursleden geworven en vindt u de sollicitatieprocedure niet een gemiste kans om nieuw bestuurlijk talent van buiten de muziekschool aan te trekken?
Antwoord
De statuten van de muziekschool voorzien in een sollicitatieprocedure, maar sluiten niet meer aan bij de huidige situatie. Daarom hebben wij geruime tijd geleden aangedrongen op aanpassing van de statuten. Het bestuur is daarmee voortvarend begonnen, maar door de bestuursperikelen is het nog niet gelukt om nieuwe statuten vast te stellen. De huidige statuten schrijven voor dat nieuwe bestuursleden moeten worden voorgedragen door plaatselijke werkgroepen die door het bestuur zijn aangewezen. Het is niet gelukt om hiervoor voldoende deelnemers te vinden, waarna het bestuur zelf nieuwe leden is gaan werven. Daarbij is gericht geworven op competenties en ’affiniteit met en kennis van muziek en het plaatselijk muziek- en verenigingsleven’ zoals omschreven in de statuten. Er is geen reden om aan te nemen dat dit een gemiste kans is om bestuurlijk talent van buiten de muziekschool aan te trekken.
Met vriendelijke groet,
de secretaris
Burgemeester en wethouders van Hoorn
