Beantwoording over het mislukken van de aankoop van GGD software

Geachte fractie.

Op uw artikel 36 vragen over het mislukken van het GGD dossier kunnen wij het volgende antwoorden.

1. Is de portefeuillehouder op de hoogte van de juiste toedracht van deze mislukking rond de aankoop van software? Zo ja, sinds wanneer? 

Antwoord: Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) van de GGD op 19 april 2017 is portefeuillehouder Douw (lid namens gemeente Hoorn) geïnformeerd over de toedracht en de daaraan verbonden financiële gevolgen van de mislukking van het GGD dossier. Alle ABvergaderingen worden in het college voorbereid. Op 18 april 2017 is daar de AB-vergadering van 19 april 2017 aan de orde geweest. Om de juiste toedracht te kunnen achterhalen heeft het college toen besloten om de volgende vragen aan portefeuillehouder Douw mee te geven:

a. Hoe voorkomt de GGD dat zich deze situatie weer voordoet?

b. Wat zijn de financiële gevolgen van de nieuwe aanbesteding in relatie tot het nog beschikbare budget?

Portefeuillehouder Douw heeft deze vragen gesteld tijdens de AB-vergadering van 19 april 2017. Er is toen besloten dat de GGD een memo zou gaan maken met de antwoorden op de vragen van Hoorn en andere gemeenten. Deze memo is op 1 juni 2017 bij de gemeente binnengekomen en als bijlage opgenomen bij deze brief. In deze memo is de toedracht verwoord, welke leerpunten de GGD daaruit trekt en hoe een dergelijke situatie in de toekomst kan worden voorkomen.

2. Hoe kan het dat het Noordhollands Dagblad over meer details beschikt over dit software debacle, dan in het raadsvoorstel verwoord, wat binnenkort in de raad wordt behandeld?

Antwoord: In een aantal andere gemeenten is de zienswijze op de Jaarstukken van de GGD eerder in de raden behandeld. Sommige colleges, waaronder die van Alkmaar, hebben vlak voor de raadsbehandeling besloten (een eigen vertaling van) de memo van de GGD naar hun raadsleden te sturen. Het Noordhollands Dagblad is hierop ingesprongen en heeft contact gezocht met de GGD.

3. Indien de leden van het algemeen bestuur op de hoogte zijn gebracht van het niet nakomen van de afspraken van de leverancier en de financiële gevolgen, wat was de reactie en stellingname van het college c.q. de portefeuillehouder?

Antwoord: Dit is een situatie die niemand wil. Het heeft geleid tot een forse vertraging van het GGD dossier met grote financiële gevolgen. Daarom heeft het college c.q. de portefeuillehouder zich kritisch opgesteld onder meer door in de AB-vergadering van 19 april 2017 de eerder genoemde vragen te stellen. Vanuit het AB is aangedrongen op heroverweging van het DB-besluit om geen juridische procedure tegen de leverancier te beginnen. Deze heroverweging, waarvoor nogmaals extern juridisch advies is ingewonnen, heeft overigens niet tot een ander inzicht geleid. De inschatting is dat de juridische procedure lang gaat duren, veel geld gaat kosten en het onzeker is of de leverancier de schade kan betalen.

4. Indien het college al eerder op de hoogte was van deze mislukte aankoop, waarom heeft het college niet eerder de raad geïnformeerd, dit in het kader van de actieve informatieplicht die het college wettelijk heeft?

Antwoord: Op 18 april 2017 heeft het college besloten de bij 1. genoemde vragen mee te geven aan portefeuillehouder Douw voor de AB-vergadering van 19 april 2017. Dit heeft geleid tot een memo van de GGD over de juiste toedracht. Deze memo is op 1 juni 2017 ontvangen. Op dat moment was het raadsvoorstel voor de zienswijze op de Jaarstukken al in procedure. De bedoeling was dat de informatie uit de memo betrokken zou worden bij de beantwoording van vragen die tijdens de commissievergadering gesteld zouden kunnen worden. Achteraf gezien vinden we de informatie in het raadsvoorstel over het GGD dossier te summier en op punten verwarrend. Het doorsturen van de informatie uit de memo van de GGD voor de commissievergadering was beter geweest.

5. Op 14 april 2017 werden de jaarstukken van de GGDHN al verzonden aan de gemeenten. Pas op 6 juni worden deze stukken voor behandeling in de gemeenteraad pas aan de raadsleden en fracties bekend gemaakt. Waarom heeft dit zo lang geduurd en bent u het met ons eens dat dit een goede voorbereiding in de weg staat?

Antwoord: Op 18 april 2017 zijn de Jaarstukken van de GGD bij de gemeente geregistreerd. Volgens de vastgestelde procedure en de daaraan verbonden termijnen zijn de Jaarstukken met een advies van het college naar de raad gestuurd. Hiervan is bij de Jaarstukken niet afgeweken.

Met vriendelijke groet,

burgemeester en wethouders van Hoorn

de secretaris

de burgemeester